Кому лучше всего поручить ведение кадрового учета? Чем грозят ошибки в учете и как можно их избежать? Что лучше — взять человека в штат или отдать работы на аутсорс? Помогаем разобраться в вопросе и составить максимально полное представление о кадровом учете.
Что такое кадровый учет и зачем он нужен?
Под кадровым учетом понимают регламентированную законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации, а также организации труда.
Кадровый учет решает целый ряд задач:
- учет численности персонала;
- определение организационной структуры;
- формирование штатного расписания;
- составление документации (должностные инструкции, трудовые договоры и т.п.);
- предоставление и оформление отпусков и больничных;
- организация командировок сотрудников;
- отслеживание фактически отработанного трудового времени.
И это только часть из огромного списка! Грамотное выстроенное кадровое делопроизводство — это не просто обязанность, а эффективный инструмент, который помогает грамотно организовать работу сотрудников и повысить ее эффективность.
Кому поручить кадровый учет предприятия?
Существует несколько вариантов. Предлагаем рассмотреть плюсы и минусы каждого из них!
| Вариант ведения кадрового учета в организации | Плюсы | Минусы |
| Кадровый специалист в штате |
|
|
| Сторонний специалист по рекомендации |
|
|
| Бухгалтер или секретарь |
|
|
| Услуги по ведению кадрового учета от сторонней организации |
|
|
Какие обязанности возлагаются на кадрового работника?
Как штатный сотрудник, так и сторонняя компания должны будут заниматься следующим:
- документальное оформление приема и увольнения сотрудников, а также перевода персонала на другие штатные единицы;
- оформление трудовых книжек — внесение записей, регистрация, учет и хранение;
- учет деятельности и изменения личных данных работников всех уровней с внесением изменений в информационные базы;
- мониторинг отпусков и контроль за исполнением графика;
- сбор данных для аттестации и повышения квалификации;
- разработка механизма поощрения и взыскания;
- составление и ведение личных дел, сбор и обработка персональных данных;
- формирование трудового стажа;
- своевременный отбор документации для архива и его оформление.
Основные документы кадрового делопроизводства на 2018 г.
| Документ | Нормативная база |
| Штатное расписание | Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г. |
| Должностные инструкции | ЕТКС |
| Правила внутреннего трудового распорядка | ст. 189 ТК РФ |
| Положение о защите персональных данных | ст. 86 ТК РФ |
| Инструкции по охране труда и журналы проведения инструктажа | Раздел 10 ТК РФ |
| Положения об оплате труда и поощрении сотрудников | Раздел 6 ТК РФ |
| График отпусков | ст. 123 ТК РФ, Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г. |
| Трудовые договоры | ст. ст. 16, 56, 67 ТК РФ |
| Личные карточки | Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г. |
| Кадровые приказы | Унифицированные формы утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г. |
| Трудовые книжки | ст. 66 ТК РФ |
| Книга учета трудовых книжек и вкладышей | Постановление Минтруда № 69 от 2003 г. |
| Табель учета времени | Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г. |
| Коллективный договор | Раздел 2 ТК РФ |
| Перечень должностей для которых установлен ненормированный день | ст. 101 ТК РФ |
| График смен для предприятий с непрерывным производством | ст. 103 ТК РФ |
| Договоры о полной мат. ответственности | ст. 244 ТК РФ |
| Положение о коммерческой или иной тайне | Соответствующие Федеральные законы |
| Положение об аттестациях (если они проводятся) | ст. 81 ТК РФ |
| Журналы регистрации приказов, справок и т. д. |
Ответственность за неправильное ведение кадрового учета
Мы не будем рассматривать варианты дисциплинарной ответственности и сразу перейдем к тому, как отвечает сама организация за нарушения в кадровом делопроизводстве. Существует 2 основных типа ответственности:
- Материальная. Материальную ответственность предприятие несет в первую очередь перед нанятыми специалистами. К примеру, если после хода сотрудника трудовая книжка не была выдана в срок, с организации могут потребовать компенсацию за время, которое бывший сотрудник не мог устроиться из-за этого в другую компанию. То есть по большому счету за упущенную прибыль.
- Уголовная. Чаще всего речь идет о неправомерном отказе в предоставлении необходимых документов, внесении в документы заведомо ложных сведений, повреждение, хищение или укрытие документов. Причем наказание может быть весьма суровым — вплоть до лишения свободы до 4-х лет.
Сколько стоит ведение кадрового учета?
Стоимость ведения кадрового учета складывается из следующих факторов:
- конкретный перечень услуг;
- количество сотрудников;
- организация учета с нуля или ведение уже организованного учета.
Приглашаем обращаться за ведением кадрового учета к нам! Многолетний опыт позволяет нашим сотрудникам оперативно организовывать учет, понимать все особенности делопроизводства и наиболее эффективно выстраивать процессы. Вникнув в особенности вашей организации, мы предложим оптимальное решение!
С чего начать?
Начать сотрудничество очень просто — свяжитесь с нами любым удобным способом или заполните форму обратной связи, чтобы получить первичную консультацию. После того, как все моменты будут согласованы, мы заключаем договор на ведение кадрового учета и приступаем к работе.
Напишите нам